Wie verbindlich ist digitale Kommunkation?

Das digitale Zeitalter ist längst auch bei der Verwaltung von Immobilien eingezogen und verändert die Kommunikation mit den Eigentümern und Mietern. Eine E-Mail zu schreiben, geht schnell und spart Porto. Allerdings lassen sich nicht alle Anliegen online übermitteln.

Einige Hausverwaltungen haben auf elektronische Aktenführung umgestellt. So können recht unkompliziert eingescannte Belege der Abrechnung per E-Mail übermittelt werden. Aber auch Eigentümer können Mängel oder einen Mieterwechsel per Mail melden. Genauso kann ein Antrag auf einen neuen Schlüssel auf diesem Weg gestellt werden. Eine Anfrage per WhatsApp ist eher die Ausnahme und in Sachen Datenschutz eher bedenklich.

Wenn es darum geht, Fristen einzuhalten ist der gewohnte Postweg mit Empfangsbestätigung noch immer der sichere Weg. Denn den Zugang einer E-Mail zu beweisen, ist schwieriger als vermutet. Selbst wenn der Versender eine Sendebestätigung hat, kann die Mail im Spamordner des Empfängers gelandet sein. Ratsam, aber auch nicht zuverlässig, ist es, eine Lesebestätigung anzufordern.

Nahezu alle Themen zwischen Verwaltung, Eigentümer und Mieter lassen sich digital abwickeln. So kann der Vermieter per E-Mail einen neuen Ansprechpartner vorstellen oder auch die Betriebskostenabrechnung übermitteln. Selbst eine geplante Mieterhöhung darf gemailt oder ein Mietvertrag online geschlossen werden. Allerdings hat - wie beschrieben - der Sender immer das Problem, die Zustellung der Mail nachzuweisen.

Vieles, aber nicht alles lässt sich per E-Mail übermitteln. Kündigungen sind davon ausgenommen. Hier ist vom Gesetzgeber immer noch die Schriftform mit Originalunterschrift vorgeschrieben.